L’anagrafe condominiale è un registro entro il quale vengono trascritte tutte le informazioni relative agli inquilini del palazzo
Il registro dell’anagrafe condominiale costituisce un documento compilato e mantenuto dall’amministratore di condominio, destinato a raccogliere informazioni rilevanti sugli appartamenti all’interno dell’edificio e sui loro abitanti. Per mantenere e aggiornare questo registro, l’amministratore ha il diritto esteso di richiedere dati ai proprietari delle unità o agli affittuari.
Mentre tutti i condomini possono accedere e consultare l’anagrafe condominiale, l’accesso è limitato ai terzi, fatta eccezione per le autorità amministrative come il Comune e l’Agenzia delle Entrate, nel contesto delle attività di contrasto all’evasione fiscale. Ma cosa implica e come funziona effettivamente questo registro? Quali informazioni vengono raccolte, e quali richieste può avanzare l’amministratore? Vediamolo insieme
Che cosa è la scheda anagrafe di un condominio?
Tra i diversi compiti dell’amministratore di condominio, vi è l’obbligo di gestire il cosiddetto registro dell’anagrafe condominiale. Più nello specifico, si tratta di un fascicolo contenente le informazioni di tutti gli occupanti (sia proprietari che in affitto) del fabbricato in oggetto.
La prima normativa di riferimento è la legge n. 220/2012 (Riforma del condominio), la quale ha individuato, tra le altre cose, nuovi obblighi per l’amministratore di condominio e modificazioni del Codice civile per l’anagrafe condominiale. Specificatamente, con l’articolo 1130 del Codice civile, si è sancito che l’amministratore, oltre a quanto previsto dall’art. 1129 c.c., deve:
- mantenere e aggiornare il registro dell’anagrafe condominiale con i dettagli di ogni singolo proprietario e titolare di diritti reali e personali di godimento. Questi ultimi provvedono direttamente a inviare la scheda anagrafe del condominio debitamente compilata con tali dati all’amministratore. Il registro, inoltre, deve contenere informazioni sulla sicurezza del palazzo;
- richiedere le informazioni necessarie con lettera raccomandata per l’aggiornamento del registro ai condomini in caso di inerzia, comunicazione incompleta o mancata comunicazione dei dati fondamentali per la compilazione e aggiornamento del registro. Se, a seguito della raccomandata, non si riceve risposta entro trenta giorni, o la si riceve incompleta dei dati richiesti, l’amministratore acquisisce le informazioni mancanti addebitando il costo ai soggetti responsabili.
L’individuazione dell’anagrafe condominiale come obbligo ha lo scopo di agevolare l’amministratore nella gestione più rapida delle operazioni di sua competenza, soprattutto quando queste coinvolgono l’identificazione specifica di ogni condomino per l’invio di solleciti di pagamento delle spese condominiali o, ancora, per le comunicazioni relative alle convocazioni dell’assemblea condominiale.
La mancata consegna dell’anagrafe condominiale, o meglio l’inottemperanza agli obblighi dell’amministratore condominiale relativi al registro contenuti nell’art. 1130 c.c. costituiscono una grave irregolarità ai sensi dell’art. 1129 c.c.
Vediamo, più nello specifico, quali sono i dati degli inquilini dell’anagrafe condominiale, gli obblighi del proprietario per l’anagrafe condominiale e quali gli eventuali limiti individuati dal Garante della Privacy in merito.
Le informazioni contenute nel registro anagrafe condominiale
Tra i dettagli inclusi nel registro troviamo:
- le generalità dei condomini e i rispettivi codici fiscali;
- le informazioni di chi risiede nelle unità immobiliari (il proprietario, l’affittuario, il comodatario, l’ex moglie e tutti gli altri soggetti con titolo);
- i contatti di ogni residente, come numeri di telefono e indirizzi e-mail;
- i dati catastali di ogni singola unità immobiliare, quali sezione urbana, foglio, particella, subalterno e Comune.
Inoltre, l’anagrafica condominiale deve comprendere informazioni sulle condizioni di sicurezza dell’edificio, gestite e aggiornate dall’amministratore. Questi dati possono includere, a titolo di esempio, la certificazione dei Vigili del Fuoco (se necessaria), il Certificato Prevenzione Incendi (CPI) e relativo rinnovo, il certificato di conformità edilizia e agibilità, nonché il libretto ascensore con il collaudo e il numero di matricola, ed altre documentazioni relative alle condizioni del palazzo.
Il Garante della Privacy ha delineato i limiti delle informazioni che l’amministratore può richiedere per la compilazione del registro dell’anagrafe condominiale, attraverso una dettagliata analisi esposta nella sua newsletter n. 387/2014 e, più recentemente, con il provvedimento n. 106 del 19 febbraio 2015. Il Garante ha ribadito che, in base ai principi dettati dal codice della privacy, l’amministratore può trattare solo le informazioni strettamente pertinenti agli scopi che si propone.
Di conseguenza, l’amministratore può certamente raccogliere tutte le informazioni necessarie per identificare e contattare i condomini, ma non può richiedere dati aggiuntivi che eccedano la finalità della corretta gestione delle parti comuni.
Chi può consultare il registro anagrafe condominiale?
Ogni inquilino può consultare gratuitamente il registro dell’anagrafe condominiale, pena la revoca dell’amministratore per giusta causa. Più nello specifico, l’amministratore è tenuto a informare i condomini sui locali in cui sono custoditi i documenti relativi all’edificio, incluso il registro dell’anagrafe condominiale (art. 1129 c.c.).
Di conseguenza, l’amministratore non ha il diritto di vietare l’accesso al registro dell’anagrafe a un condomino affermando la tutela della privacy, poiché tale accesso è sempre consentito ai partecipanti del condominio.
È importante notare che in circostanze eccezionali le informazioni contenute nel registro dell’anagrafe condominiale possono essere divulgate a terzi, come nei casi di richiesta da parte dei Comuni o in caso di richiesta dell’Agenzia delle Entrate dell’anagrafe condominiale con lo scopo di ottenere informazioni utili sugli inquilini di un appartamento per il quale non è stato registrato alcun accordo di locazione.
Fonte:Idealista
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